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Buchhaltung & Ordnung

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  •  MissT
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8. - 10.8.2022
18 Antworten | 13 Autoren 18
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Ich bin gerade dabei Ordnung in meine Buchhaltung zu bringen und dabei auch ein paar länger aufgeschobene "Altlasten" aufzuarbeiten. Wie geht Ihr diesbezüglich vor? Heftet Ihr ausschließlich/vorwiegend nach Rechnungsdatum ab oder sortiert Ihr vorher auch noch nach bestimmten Kategorien, Firmen oder Projekte?

Während der "Kern-Hausbau-Phase" war es einfach, da habe ich die Rechnungen nach Gewerk/Firma sortiert. Aber ab danach (= großteils diverse Außenanlagen) finde ich es schwierig, da mischen sich die Firmen und Bereiche recht stark.

Habt Ihr Tipps für ein einfacheres Sortieren bzw. einen besseren Überblick?

  •  Bungi
  •   Bronze-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #1)
Ich arbeite mit einem A-Z Register. Das finde ich am einfachsten und am übersichtlichsten.

  •  speeeedcat
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #2)
1. Ordner mit Register nach den Gewerken Baufirma (Erdarbeiten, Bodenplatte, Estrich, Innenputz, Rohbau, Abdichtung), Dach, Elektro, Haustechnik, Fenster+Türen+Monatage, Fassade+Abdichtung, Garten, Terrasse+Pflasterung+Asphaltierungsarbeiten Zufahrt
Online 
Diverses (Kleinzeugs)

2. Ordner für Gemeinde, Strom und Steuern.
Versicherungen habe ich online im Kundenportal bzw. am Laptop😀

Das war' s im Großen und Ganzen.

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Hallo speeeedcat, kostenlos und unverbildlich kann man das auf durchblicker.at vergleichen, geht schnell und spart viel Geld.
  •  atma
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #3)
Ich bin mittlerweile bei vielen Ordnern 😇 im Grunde sind die Ordner wie bei Alex aufgeteilt und da drumänter dann nach Firma. Wobei zb für hornbach klammere ich nicht alles einzeln sondern stopf das nach Datum in eine klarsichthülle). 



  •  speeeedcat
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #4)


atma schrieb: Wobei zb für hornbach klammere ich nicht alles einzeln sondern stopf das nach Datum in eine klarsichthülle). 

Ich auch😅!


  •  Stoffal02
  •   Silber-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und sehr viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #5)


speeeedcat schrieb:

──────
atma schrieb: Wobei zb für hornbach klammere ich nicht alles einzeln sondern stopf das nach Datum in eine klarsichthülle). 
───────────────

Ich auch😅!

Hebt ihr alle Hornbach Rechnungen auf? Wozu? Ich hab nur die mit Garantie auf


  •  speeeedcat
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #6)
Nun die um 20 € nicht ☺️

  •  atma
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #7)
Aber alles über 20€ schon 😇

  •  altehuette
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
8.8.2022 ( #8)
Bei Kleingeräten wird generell die Verpackung (Schachtel) mit Rechnungskopie und Vermerk wie lange die Garantie läuft, aufgehoben. Wenn Garantie aus ist, wird die Verpackung entsorgt.
Jede Batterie die eingelegt wird wo, wird mit Datum beschriftet. Man glaubt ja gar nicht, wie lange sich so manche Batterie hält! 

  •  MissT
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #9)


Bungi schrieb:
Ich arbeite mit einem A-Z Register. Das finde ich am einfachsten und am übersichtlichsten.

Das heißt alphabetisch nach Firmenname und innerhalb dessen chronologisch?
Wie gehst Du vor, wenn Du auf Amazon etwas bei einem Marketplace-Anbieter kaufst?



speeeedcat schrieb:
1. Ordner mit (...)
2. Ordner für (...)

Von 2 Ordnern bin ich weit entfernt ... 🫤

Was Hornbach betrifft: Ich hebe die Rechnungen nur mehr auf, bis ich den Rechnungsbetrag in unsere Buchhaltung eingetragen habe. Für Garantie und Umtausch greife ich auf die E-Bons zurück - diese Funktion kann ich sehr empfehlen.

Was mir hinsichtlich Garantie und Rechnung-Finden sehr hilft: Ich hefte die Betriebsanleitungen in Ordner ab. Ich habe mir angewöhnt, auf den Anleitungen vorne die Bezugsquelle sowie Monat und Jahr des Kaufs zu schreiben.




  •  derLandmann
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #10)
Hausbau alles in Ordnern, sortiert nach Gewerken. 

Andere Rechnungen werden einfach eingescannt. Habs noch nie erlebt dass ein Scan einem Original in etwas nachgestanden wäre.

Käufe wie Amazon mache ich gar nichts, die Rechnung und Bestellungen sind sowieso online auf der Plattform abrufbar oder im Mailordner 'Amazon'.

  •  stefan4713
9.8.2022 ( #11)
also für die gemeinde, gebühren, versicherung gibts einen eigenen HausOrdner (auch elektronisch...)

ansonsten in ordnern nach projekten abgelegt, pflaster, veranda, carport, pv.....
dort werden auch die angebote mit abgelegt und soweit wie möglich elektronisch ebenso in unterverzeichnissen nach projekten wo ansuchen, angebote, verträge (ömag) und rechnung zusammenfinden

  •  finalergarten
9.8.2022 ( #12)
Ich bin ausschließlich digital unterwegs. Alles was postalisch kam wird digitalisiert und wird das Papierdokument in einer Lade unstrukturiert noch sicherheitshalber aufbewahrt. 

Zur digitalen Abbildung:
Google Sheets mit allen Positionen die aufsteigend nummeriert sind. Dort ist alles enthalten (Kaufdatum, etc.).
Es gibt dann einen Driver-Ordner mit den Rechnungen die dann so benannt sind:
<Pos Nr laut Google Sheets>_<Firma>_<Datum>.<Dateityp>

So verfahre ich auch mit allen anderen Dokumenten, war auch während der gesamten Hausbauphase so. Betrifft auch alle anderen privaten Dokumente.

So erledigt Google die gesamte Indizierung und ich finde alles innerhalb von 1 Sekunde auf allen Geräten ;)

  •  gdfde
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #13)
Ernsthafte Frage:
Habt ihr tatsächlich im Nachhinein schon mal so eine "kleine" Rechnung benötigt?
Da braucht man ja mit der Zeit ein eigenes Archiv :-D

Ich hab alle Rechnungen von Onlinekäufen in meiner Email Inbox, bei Garantiefällen war´s ohne Rechnung in den meisten Fällen auch kein Problem, weil ich bei den üblichen Verdächtigen (Hagebau usw.) ohnehin eine Kundenkarte habe und die dann nachschauen können.

  •  kraweuschuasta
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #14)
Hi


gdfde schrieb: Habt ihr tatsächlich im Nachhinein schon mal so eine "kleine" Rechnung benötigt?

Ja für Garantiesachen schon paarmal.


gdfde schrieb: Da braucht man ja mit der Zeit ein eigenes Archiv

Naja 1 Klarsichthülle per Anno reicht bei mir.

Ausserdem schmeiss ma die Finanzsachen nach der empfohlenen Behaltefrist von 16,732 Jahren auch wieder weg..😁

Lg




  •  Bungi
  •   Bronze-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #15)
Unser Hausbau wurde vor 4 Jahren abgeschlossen und wir sind eingezogen.
Seit dieser Zeit gibt es einen physischen Ordner mit einem Register von A-Z für "Anschaffungen & fortlaufende Zahlungen. Da kommen beinhart alle Rechnungen alphabetisch geordnet rein. Z.B. G für Rechnungen der Gemeinde in der wir wohnen - d.h. Gemeindeblatt 😉, Abfallgebühr, Wasser/Kanalrechnungen, Grundsteuer etc. Bei den vielen Gemeinderechnungen hab ich einfach oben auf die oberste jeder Kategorie ein Post-It drauf, auf dem steht ab wo Abfall, Kanal etc. - quasi als "Subregister".

Wenn was fürs Haus gekauft wird, einfach auch dort rein. 
Einzig die Amazon-Bestellungen und Rechnungen bzw. andere online-Käufe werden am Laptop in digitalen Ordner abgelegt, da diese ja auch digital reinkommen - ausdrucken wäre Verschwendung. Bis dato hab ich alles gefunden, wenn ich was gesucht habe.

Für Bedienungsanleitungen aller Art haben wir eine zentrale Schublade 😜


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Hallo Bungi, schau mal hier im Shop nach, da siehst du Preise und wirst sicher auch fündig.
  •  taliesin
  •   Gold-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und besonders viele Beiträge geschrieben.
9.8.2022 ( #16)


finalergarten schrieb: Google Sheets

Ja ich würde auch all' meine Einkaufsdaten in der google cloud speichern, bei dem die Verschlüsselung durch google stattfindet und mich dann wundern, warum die so fein selektierte Werbung auf meinen Schirm bringen. 🤡

Zum Thema:

Alle Papierrechnungen sind bei mir chronologisch in Ordnern, die nach 7 Jahren entleert werden (Rotation), dabei werden Rechnungen über langlebige Güter in einen anderen Ordner übersiedelt (weil's mich interessiert, Garantie ist da meiste keine mehr drauf). Da ich die meisten größeren Rechnungen überweise oder mit Karte zahle, suche ich diese in meinen Bankunterlagen (digital) und kann dann im entsprechenden Jahr/Monat die Originalrechnung im Ordner finden. Bei den Überweisungen hinterlege ich in der Notiz entsprechende 'tags', z.B. "Fliesen, Bad", das geht auch im Nachhinein (bei Kartenzahlungen). Die Bankdaten werden einmal jährlich aus dem online-banking exportiert und lokal gespeichert.

Digitale Rechnungen bleiben unsortiert im e-mail Archiv, dort sind sie auch leicht findbar, wenn man das Zahlungsdatum kennt.

Relativ geringer Aufwand (kein scannen, keine Kategorien), konstant 7 Ordner, trotzdem einfache Suche.


  •  finalergarten
10.8.2022 ( #17)


taliesin schrieb: Ja ich würde auch all' meine Einkaufsdaten in der google cloud speichern, bei dem die Verschlüsselung durch google stattfindet und mich dann wundern, warum die so fein selektierte Werbung auf meinen Schirm bringen. 🤡

geschrieben von meinem Nokia 3210 😬
Werbung gibts auf meinem Schirm keine, aber back to topic, es geht hier nicht um Cloud oder nicht Cloud, das darf 2022 jeder selber entscheiden. Die Frage war wie es jeder macht und ich machs halt so. Die ganzen Vor-/Nachteile sind mir durchaus bewusst ;)

  •  Guti
  •   Bronze-Award: Mehr als 1 Jahr in der Community und viele Beiträge geschrieben.
10.8.2022 ( #18)


finalergarten schrieb:

geschrieben von meinem Nokia 3210 😬
Werbung gibts auf meinem Schirm keine, aber back to topic, es geht hier nicht um Cloud oder nicht Cloud, das darf 2022 jeder selber entscheiden. Die Frage war wie es jeder macht und ich machs halt so. Die ganzen Vor-/Nachteile sind mir durchaus bewusst ;)

Seh ich wie 'finalergarten'. Ich machs genauso, sheets mit einer cloud verlinkt wo die Rechnungen liegen. Schnell, übersichtlich und unkompliziert. Die meisten Rechnungen bekomme ich zum Glück sowieso nur noch digital.




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